Extraire les données des téléconsultations issues des liens visio

Document mis à jour : 7 Juillet 2026

Présentation

Un fichier d'extraction XLSX est dédié au suivi et à l’analyse de l’activité des téléconsultations réalisées via un lien visio. Il s'adresse aux administrateurs de structure afin de leur fournir des indicateurs précis sur les délais de traitement, la volumétrie documentaire et l'évaluation de l'expérience utilisateur.

Comment générer votre fichier ?

Pour récupérer votre fichier d'extraction sur votre outil d'administration :

Rendez-vous sur la page « Données » de votre plateforme dans l'onglet « Extraction ».
Dans la liste des options, cochez simplement la case : « Export XLS(X) ».
Cliquez sur le bouton « Enregistrer » situé en bas de page.

⏳ Patientez un instant : Le système compile automatiquement vos données en tâche de fond. Dès que le fichier sera disponible au téléchargement, vous recevrez un email de notification.

Description des données, colonne par colonne

Pour vous repérer facilement, le fichier est découpé en 4 grandes thématiques :

🔵 Spécificité pour les mutuelles : Les éléments et indicateurs affichés en bleu dans ce guide sont exclusivement propres au parcours des organismes complémentaires santé. Si votre structure n’est pas une mutuelle, ces éléments n'apparaîtront pas dans vos extractions.

Thématique 1 : Les informations générales

Ce bloc vous permet d'identifier l'acte, le patient, le médecin et le statut de la demande.

Nom de la colonne	Définition	Utilité pour votre analyse
ID BILAN	L'identifiant technique (base de données).	Utile uniquement pour l'équipe support en cas de recherche technique.
NUMERO INTERVENTION	Le numéro unique de l'acte visible sur votre plateforme (ex: `260304-MM162007`).	C'est la référence principale à utiliser pour retrouver un dossier précis.
MOTIF (ou Numéro de dossier)	La raison pour laquelle la téléconsultation a été demandée.	Permet de catégoriser vos types de demandes les plus fréquentes.
PRATICIEN SOUHAITE	Le médecin à qui la demande a été envoyée initialement.	Permet de mesurer le ciblage initial des demandes.
PRATICIEN AFFECTE	Le médecin qui a réellement pris en charge et validé l'acte.	Permet d'identifier qui a réalisé la téléconsultation.
SERVICE	Le service médical du médecin affecté.	Idéal pour filtrer votre activité par spécialité ou département.
AGE PATIENT	L'âge de l'utilisateur au moment de l'acte.	Utile pour analyser la typologie démographique de vos utilisateurs.
STATUT	L'état de la téléconsultation au moment où vous sortez le fichier.	Permet de filtrer vos dossiers (`programmé`, `en cours`, `clôturé` ou `annulé`).

Thématique 2 : Les dates et les durées

Ce bloc sert à mesurer votre performance temporelle et la durée réelle des échanges.

Nom de la colonne	Définition	Règle de calcul / Logique
DATE CREATION ACTE	Le moment exact où l'acte a été créé dans le système.	Point de départ de la demande.
DATE RENDEZ-VOUS	La date et l'heure prévues pour le rendez-vous.	L'horaire théorique fixé.
DATE DEBUT VISIO	Le moment précis où la première visioconférence s'est lancée.	L'horaire réel de début de l'échange.
DATE FIN ACTE	Le moment où le dossier a été clôturé ou annulé.	Point final de l'historique de l'acte.
DUREE ENTRE CREATION ET REALISATION	Le temps d'attente entre la planification et la réalisation du rdv.	Calculé en jours : `[Date début visio]` moins `[Date création acte]`.
DUREE VISIO	Le temps total passé en communication vidéo.	Cas particulier : Si la ligne a coupé et que le médecin a relancé la visio 3 fois, le système additionne automatiquement la durée de ces 3 sessions pour donner le temps total réel.

Thématique 3 : Les avis et notes de satisfaction

Ce bloc vous donne un retour direct sur la qualité de l'expérience vécue par le médecin et l'utilisateur.

Nom de la colonne	Définition	Règle de calcul / Logique
NOTE VISIO PRATICIEN	Note de 1 à 5 laissée par le médecin sur la qualité technique de l'échange.	⚠️ Si la visio a été relancée plusieurs fois : Les notes sont séparées par une barre verticale. Exemple : `5 \| 3` signifie que la 1ère visio s'est très bien passée, mais que la 2ème a été moins bonne.
COMMENTAIRE PRATICIEN	Remarques textuelles du médecin.	Même logique : les textes des différentes sessions se suivent, séparés par une barre `\|`.
NOTE VISIO PATIENT (ou Assuré)	Note de satisfaction globale laissée par le patient.	Permet de mesurer directement la qualité perçue par vos usagers.
COMMENTAIRE PATIENT (ou Assuré)	Verbatim ou remarques laissées par le patient.	Idéal pour identifier des axes d'amélioration.

Thématique 4 : Le suivi des documents

Ce bloc suit la quantité et la réactivité du dépôt des pièces justificatives (ordonnances, comptes-rendus, etc.).

Nom de la colonne	Définition simple	Règle de calcul / Logique
DATE DEPOT DOCUMENT PATIENT (ou Assuré)	Le jour et l'heure où le patient a partagé son tout premier document.	Permet de vérifier si le patient prépare correctement son rendez-vous en amont.
DELAI DEPOT DOCUMENT PATIENT (ou Assuré)	Le temps mis par le patient pour envoyer son premier document après sa planification.	Calculé en jours : `[Date dépôt du 1er doc]` moins `[Date création acte]`.
DATE DEPOT DOCUMENT GESTIONNAIRE	Le jour et l'heure où le gestionnaire a déposé son tout premier document sur le dossier.	Permet de dater la première action documentaire des gestionnaires.
DELAI DEPOT DOCUMENT GESTIONNAIRE	Le temps mis par le gestionnaire pour envoyer son premier document après avoir été notifié du rendez-vous.	Calculé en jours : `[Date dépôt du 1er doc gestionnaire]` moins `[Date notification RDV]`.
DATE DOCUMENT COMPLEMENTAIRE	Le jour et l'heure du premier document déposé par le gestionnaire après la fin de la visioconférence.	Déclenché uniquement pour les documents déposés après l'heure de fin de la dernière session de visioconférence.
DELAI DOCUMENT COMPLEMENTAIRE	Le temps écoulé entre le début du rdvNombre de fichiers ajoutés par le gestionnaire et l'envoi du premier document post-visio.	Calculé en jours : `[Date dépôt du doc complémentaire]` moins `[Date de début d'acte]`.
NOMBRE TOTAL DOCUMENTS	Le nombre global de documents attachés à ce dossier.	C'est la somme de tous les documents déposés sur l'acte.
NOMBRE DOCUMENTS PATIENT (ou Assuré)	Nombre de fichiers envoyés par le patient.	Mesure l'implication du patient.
NOMBRE DOCUMENTS SECRETAIRE	Nombre de fichiers ajoutés par le secrétariat de la structure.	Mesure l'activité administrative.
NOMBRE DOCUMENTS GESTIONNAIRE	Nombre de fichiers ajoutés par le gestionnaire.	Mesure le volume de pièces fournies par les gestionnaires.
NOMBRE DOCUMENTS PRATICIEN	Nombre de documents fournis par le médecin.	Mesure les pièces transmises par les professionnels de santé.

Règles générales de gestion et calculs

Délais et durées : Tous les indicateurs de délais sont exprimés en jours calendaires (arrondis supérieurs ou inférieurs selon la norme système).
Données manquantes : Si une donnée source est absente ou non renseignée (ex: pas de note ou pas de document déposé), la cellule correspondante et son délai associé restent strictement vides dans le fichier d'extraction.
Visioconférences multiples : En cas d'interruptions/reconnexions générant plusieurs sessions visio pour un même acte, les notes et commentaires sont concaténés à l'aide du séparateur |.